Afvigelser og reklamationer

Dok 13  /  Version 2  /  Udgivet: 10.11.2023  /  Ejer:  MJP

1.0 Formål

Procedurens formål er at sikre, at der foretages registrering og opfølgning på afvigelser og reklamationer.

2.0 Gyldighedsområde

Proceduren omfatter alle aktiviteter i ledelsessystemet hos trykteam svendborg a/s

3.0 Ansvar

Enhver medarbejder med kendskab til en afvigelse eller en reklamation har pligt til at oprette en afvigelsesrapport bilag 13.01

Ordrestyrer eller afdelingsleder har ansvar for at følge op på afvigelsen eller reklamationen.

Evalueringen foretages efterfølgende af den kvalitets- og miljøansvarlig.

4.0 Fremgangsmåde

4.1 Registrering af hændelse

Afvigelser kan være af følgende typer:

• Afvigelser i kvalitet eller aftalte forhold med kunden
• Afvigelse i forhold til det beskrevne i ledelsessystemet
• Manglende overholdelse dokumenteret i auditrapporter
• Utilstrækkelig ledelse i forhold til opnåelse af virksomhedens mål
• Utilstrækkelig ledelse i forhold til krav fra kunder eller myndigheder
• Forhold, der kunne have udviklet sig til en afvigelse
• Reklamationer fra kunder
• Gode ideer som kan forbedre ledelsessystemet eller kvaliteten

4.2 Årsagsanalyse og korrigerende handlinger

Afvigelser bliver registreret i Bilag 13.01. til 13.08

Når afvigelsen eller reklamationen er blevet registreret, tager den ansvarlige for opfølgningen kontakt til rette vedkommende, herunder eventuelt relevante underleverandør eller kunde, og sammen fastslår de årsagen til afvigelsen eller reklamationen.

Det besluttes, hvad der skal foretages straks for at følge op på afvigelsen, og hvordan eventuel gentagelse af afvigelsen kan forhindres ved iværksættelse af korrigerende handlinger. Der udpeges en eller flere personer, som er ansvarlig for at følge op på afvigelsen. De iværksatte tiltag registreres på 13.01 "Afvigelsesrapport".

Afsluttede afvigelsesrapporter afleveres til den kvalitets- og miljøansvalig

Alle afvigelser og reklamationer gennemgås på kvalitetsmøder, bl.a. med det formål at sikre den bredest mulige analyse af årsagen til afvigelsen og de korrigerende handlinger, der er og skal foretaget som opfølgning. Topledelsen involveres, når det er relevant og som minimum i forbindelse med ledelsens evaluering.

4.3 Tilbagetrækning/tilbagekaldelse

Hvis en afvigelse, reklamation eller oplysninger fra en leverandør medfører, at der skal foretages en tilbagetrækning/tilbagekaldelse af et produkt, kan det relevante produkt identificeres via ordrestyringssystemet. Dette gælder også produkter der allerede er leveret til kunden.

Kunde/Kunder:

• Kontaktoplysninger findes via ordrestyringssystemet

5.0 Mapper og bilag

Bilag 13.01 - Afvigelsesrapport

Mappe: ”Afvigelser og reklamationer”