Dokumentstyring
Dok 05 / Version 4 / Udgivet: 10.11.2023 / Ejer: MJP
1.0 Formål
Procedurens formål er, at alle dokumenter samt systemhåndbogen for ledelsessystemet er godkendte, kan identificeres og er ajourførte samt at alle relevante registreringer for ledelsessystemet bevares.
2.0 Gyldighedsområde
Proceduren gælder for tryk team svendborg a/s
3.0 Ansvar
Kvalitets- og miljøansvarlige er ansvarlig for at godkende dokumenter i systemhåndbogen, løbende rettelser i diverse dokumenter er ligeledes den kvalitet- og miljøansvarliges ansvar, at disse dokumenter bliver rettet med undtagelse af dokument 01, 02, 03 og 16, som godkendes af Direktøren.
Den kvalitets- og miljøansvarlige skal sørge for, at systemhåndbogen er opdateret.
De enkelte afdelingsledere har ansvar for, at alle relevante medarbejdere informeres om ændringer i dokumenter.
4.0 Fremgangsmåde
4.1 Systemhåndbogen
Systemhåndbogen ligger elektronisk på tryk teams infoskærme. Den elektroniske version af systemhåndbogen er altid den gældende. Alle medarbejdere har læseadgang til alle dokumenter i systemhåndbogen. Den enkelte medarbejder er på denne måde forpligtig til at orientere sig om systemhåndbogens informationer om den pågældende arbejdsområde eller andre generelle regler
Identifikation af dokumenter
Procedurer er nummeret fortløbende Dok 01, 02, 03 osv.
Standartinstruktioner er nummeret fortløbende SI 10, 20, 30 osv.
Både procedure og standardinstruktioner identificeres også med versionsnummer efter punktummet i filnavnet. F.eks. er SI 20.1 standardinstruktion 20 version 1.
Bilag er nummeret "Bilag x.y.z", hvor x angiver, hvilket dokument bilaget refererer til, og y er bilagets løbenummer, og z er bilags versionsnummer.
Bilag 03.01 er således første bilag til Procedure 3.
Bilag 13 udskiller sig ved at Y samtidig henviser til den afdeling bilaget bruges i.
Bilaget er lavet i forskellige varianter for at sikre en lettere og bedre registrering af afvigelser, og det har vist sig hensigtsmæssigt at lave varianter som er tilpasset afdelingerne arbejde. Afdelingsnummer fremgår af oversigen over "SI"
Arbejdsbeskrivelser er nummereret “AB x.y.z” hvor x angiver, hvilken standartinstruktion arbejdsbeskrivelsen refererer til, og y er arbejdsbeskrivelsen løbenummer, og z er versionsnummer.
Alle sider i hvert dokument er forsynet med et felt, der angiver:
- Dokumentets titel
- Dokumentets nummer
- Dokumentets udgivelsesdato
- Versionsnummer
Ejeren af dokumentet fremgår af dokumenternes sidehoved. Ansvaret for bilag er som udgangspunkt ejeren af proceduren.
Godkendelse af dokumenter
Ændring af et dokument skal godkendes af den ansvarlige for godkendelse inden det uploades til den elektronisk systemhåndbog.
Medmindre andet er angivet, så godkendes ændring af bilag af den person, der er ansvarlig for hoveddokumentet.
Ændring og udgivelse af dokumenter
Når et dokument er ændret og godkendt, opdaterer den kvalitets- og miljøansvarlige den elektroniske systemhåndbog. Ældre versioner gemmes i digitalt arkiv under version-nummer
Når et dokument er ændret, informerer afdelingslederne sine medarbejderne om de indholdsmæssige ændringer, hvis det er relevant for medarbejderne.
Opbevaring af dokumenter
Et eksemplar af tidligere udgaver af dokumenter opbevares elektronisk i arkivmappen i filstrukturen i den elektroniske systemhåndbog som minimum indtil næste eksterne audit til brug for det certificerende organ.
4.2 Softwaresystemer
Virksomheden benytter en række softwaresystemer, der understøtter ledelsessystemet og som bearbejder, videresender og arkiverer en række væsentlige data og informationer af betydning af driften for ledelsessystemet. Af bilag 05.01 "Fortegnelse over softwaresystemer" fremgår de systemer, der er i anvendelse med en angivelse af de data og informationer, der arkiveres og hvorledes disse registreringer er beskyttet mod at gå tabt.
4.3 Øvrige dokumenter og registreringer
Øvrige dokumenter og registreringer arkiveres elektronisk eller i mapper som foreskrevet i de enkelte dokumenter i systemhåndbogen.
5.0 Mapper og bilag
Systemhåndbogen (elektronisk)