Dok 10.04 – Indkøb og investeringer

Indkøb og investeringer

Dok 10 / Version 4  Udgivet: 03.10.2023  / Ejer: TJ + MJP

1.0 Formål

Proceduren skal sikre, at indkøb af råvarer, materialer og kemikalier samt investeringer foretages under hensyntagen til kvalitet, miljø og arbejdsmiljø.

2.0 Gyldighedsområde

Proceduren er gældende for tryk team svendborg a/s

3.0 Ansvar

Alle i virksomheden, der har med indkøb at gøre, har ansvar for, at fremgangsmåden følges ved indkøb af nye råvarer, materialer og kemikalier.

Direktøren har ansvaret for endelig godkendelse af nye råvarer, materialer og kemikalier

Afdelingslederen har ansvaret for at medarbejderne er informeret om hvor de kan finde datasikkerhedsblade og at medarbejderne er instruereret i sikker brug af de kemiske stoffer.

4.0 Fremgangsmåde

4.1 Væsentlige indkøb

De væsentligste indkøb i relation til virksomhedens ledelsessystem er følgende:

  • Papir og andet substrat, fx folier
  • Trykfarver og toner/blæk
  • Trykplader
  • Kemiske stoffer

Miljø

Livscyklusanalyser viser at forbrug af papir, trykplader og trykfarver er de miljømæssigt væsentligste råvarer og materialer ved produktion af tryksager. Disse råvarer og materialer anses for at udgøre mere end 70 % af den samlede miljøbelastning i et LCA perspektiv.*

Kvalitet

Papir, trykplader og trykfarver vurderes at være de råvarer og materialer der har væsentligst indflydelse på virksomhedens evne til at levere produkter der lever op til kundens forventninger til kvalitet.

4.2 Vurdering af råvarer/forbrugsmaterialer

Generelt

Leverandører af forbrugsmateriale til den grafiske branche er begrænset til få leverandører af visse produkter, så som papir, trykplader og trykfarve. Tryk team har benytte de samme papirleverandører i mere end 30 år. Der er løbende dialog med leverandørerne om levering og priser, som ofte er styret af markedspris. 

Papir og tryk godkendes af vores store kunder, så vi kan ikke skift som vi lyster. Det er ofte meget dyrt at skifte da der skal køres mange prøvetryk før kunder godkender et skift. 

Ved reklamationer oprettes en afvigelsesrapport (bilag. 13.01) og leverandøren kontaktes hurtigst muligt, så der kan oprettes et erstatningskrav.  

Kritiske leverandører og leveringsikkerhed vurderes ved ledelsesgennemgangen i bilag 01.01 & 01.02 

Vurdering af mindre kritiske leverandører drøftes løbende, af ordrestyrer. 

Der tages ikke nye forbrugsmaterialer i brug i produktionen uden at der er gennemført test og det er aftalt med virksomhedens direktør. Fravigelser fra dette vil altid blive betragtet som pligtforsømmelse da den enkelte medarbejder, ikke må påtage sig et ansvar der kan give problemer for virksomheden eller dennes kunder.

Miljøkrav til Papir og andre substrater

Som udgangspunkt vælges det papir og substrat, som fungerer bedst i produktion og derfor medfører mindst muligt spild og dermed lavest miljøbelastning. En specifik vurdering af miljøpræstationen for papir og substrat foretages efter behov med udgangspunkt i de officielle databaser for følgende certificeringsordninger:

For papirkvaliteter kan der desuden rekvireres PaperProfiles (PP) fra leverandøren, hvor der er angivet en række miljødata for produktet samt oplysninger om miljøcertificering af leverandøren. PP kan bruges til at vælge papirkvaliteter med den laveste klimabelastning når det er muligt. Oplysninger bruges og kan ses i virksomhedens klimaregnskab: ClimateCalc.

4.3 Vurdering af kemikalier

Kemikalier, der ønskes afprøvet, kan indkøbes i små mængder. Inden et produkt afprøves skaffer den ansvarlige et sikkerhedsdatablad på produktet hos leverandøren. Den ansvarlige vurderer ud fra oplysningerne på sikkerhedsdatabladet samt den tiltænkte anvendelse af produktet, om det er interessant at afprøve produktet.

Hvis produktet skal afprøves, skal det sikres at sikkerhedsdatabladet for produktet er tilgængelige for medarbejderne og at medarbejderne er instruereret i sikker brug af produktet og har adgang til de nødvendige værnemidler.

Virksomheden anvender som hovedregel kun kemikalier, som er godkendt eller kan godkendes til svanen. Det betyder, at alle produkter forud for indkøb fremsøges i det elektroniske ansøgningsmodul, så produktets status kan afklares.

Følgende kemikalier skal være godkendt i henhold til kriterierne for svanemærkning:

  • Trykfarver
  • Kacheringsfolier og metalfolier
  • Lakker
  • Lim
  • Toner og blæk
  • Afvaskningsmidler
  • Fugtevandstilsætninger
  • Algemidler
  • Pladefremkaldervæsker

4.4 Investeringer

Før der investeres i nyt produktionsudstyr eller ændres i det eksisterende, skal der foretages en vurdering af om investeringen betyder:

  • at der forekommer nye kvalitets- og / eller miljøpåvirkninger
  • at der sker en forebyggelse af miljøproblemer
  • at der sker en forebyggelse af arbejdsmiljøproblemer
  • at der sker en forbedring af energieffektiviteten
  • at der skal anvendes nye kemiske produkter
  • at der skal ændres i ledelsessystemet, f.eks. tilføjes nye arbejdsgange eller revideres i handlingsplanen
  • at der foretages ændringer, der kræver godkendelse hos kommunen
  • At der er konsekvenser i forhold til Svanemærkning

Større investeringer, over 100.000 dkk vil altid blive truffet af tegnelsesberettiget og der vil i den forbindelse være fremlagt en skriftlig redegørelse for investeringen.

4.5 Generelle regler for indkøb af forbrugsmaterialer

Som hovedreglen gælder følgende:

Der skal så vidt muligt laves prisaftaler med den enkelte leverandør Det gælder lak, plader, papir, farver, selvklædende materialer og evt. serviceaftaler.

Disse aftaler, skal som hovedreglen gælde for minimum et halvt år ad gangen og her tænkes især på de ønskede kvaliteter, den ønskede leveringsikkerhed og ikke mindst pris og rabataftaler. Det er den enkelte afdelingsleder pligt at udføre rimelig kontrol med at den enkelte leverandør overholder de indgåede aftaler. Det har vist sig at hvis indkøb ikke løbende kontrolleres kan dette have store økonomiske konsekvenser for virksomheden, da manglende rabatter eller forkerte priser kan måles direkte på bundlinjen.

Man bør altid overveje at købe ind i mængder der gør at der kan opnås rabatter eller reduceret pris. Men ikke købe større mængder forbrugsmaterialer, hvis der er risiko for at disse bliver forældet, eller hvis der er tvivl om kundens ønske om at aftage varen. Den enkelte medarbejder må gerne indkøbe forbrugsmaterialer uden at spørge afdelingslederen, hvis der foreligger købsaftaler. Afdelingslederen har efterfølgende pligt til at tjekke at varen er leveret til aftalt pris.

5.0 Mapper og bilag

Bilag 10.01 Vurdering af investeringer

Mappe: Sikkerhedsdatablade

Mappe: Investeringer