1.0 Formål
Procedurens formål er at gennemføre auditeringer for at undersøge, om aktiviteterne er i overensstemmelse med det planlagte, om de valgte fremgangsmåder, aftaler og regler i øvrigt overholdes, samt hvor effektivt ledelsessystemet efterlever virksomhedens politik, målsætninger og mål.
2.0 Gyldighedsområde
Proceduren omfatter alle aktiviteter i ledelsessystemet hos tryk team svendborg a/s
3.0 Ansvar
Direktøren har ansvaret for, at proceduren følges og for, at der afsættes ressourcer og tid til gennemførelse af auditeringer, til medarbejderdeltagelse og eventuelle eksterne auditorer.
4.0 Fremgangsmåde
4.1 Generelt
Intern audit afholdes en gang årligt med udgangspunkt i bilag 14.01 Auditprogram. Derudover kan det besluttes at iværksætte ekstraordinære interne auditeringer, hvis det skønnes nødvendigt.
Den interne audit omfatter gennemgang af alle dokumenter og tilknyttede registreringer i ledelsessystemet samt vurdering af, om gældende lovgivning og regler er overholdt.
4.2 Planlægning
Bilag 14.01 Auditprogram fastlægger rammerne for gennemførelse af intern audit af ledelsessystemet over en cyklus på tre år. Auditprogrammet tager afsæt i de fastlagte auditkriterier samt de udvalgte fokusområder og herunder resultaterne fra tidligere audit og ledelsens evaluering. Auditprogrammet kan efter behov suppleres med en checkliste til brug ved auditering.
Den systemansvarlige er ansvarlig for at årlige interne audits gennemføres.
GRAKOM eller anden ekstern part udfører den interne audit.
4.3 Gennemførelse
Ved audit stilles spørgsmål til medarbejderne fra det pågældende område med udgangspunkt i auditprogrammet og eventuelle checkliste.
Hvis der til det reviderede område er tilknyttet registreringer, gennemgås disse.
4.4 Rapport
Auditor beskriver resultatet af audit i en auditrapport med anbefalinger eller henstillinger til det auditerede område.
Auditrapporten skal beskrive, om virksomhedens politik og ledelsessystem er i overensstemmelse med de faktiske forhold på virksomheden, og om ledelsessystemet effektivt kontrollerer virksomhedens krav til kvalitets- og miljøstyring og ledelse, samt en vurdering af, om systemhåndbogens dokumenter fortsat er tilstrækkelige. Desuden beskrives det i rapporten, om relevante kundekrav fortsat er overholdt.
Afvigelser, det vil sige uoverensstemmelser mellem ledelsessystemet og de faktiske forhold, beskrives kort i auditrapporten sammen med eventuelle bemærkninger og forbedringsforslag.
4.5 Opfølgning
Hvis audit viser større systematiske mangler i ledelsessystemet, skal den systemansvarlige straks iværksætte løsning på afvigelsen. Dette skal ske ifølge dokumentet 13 "Afvigelser og reklamationer".
Alle medarbejdere informeres om resultatet af audit.
5.0 Mapper og bilag
Bilag: 14.01 Auditprogram
Mappe: Audit