1.0 Formål
Procedurens formål er at gennemføre auditeringer for at undersøge, om aktiviteterne er i overensstemmelse med det planlagte, om de valgte fremgangsmåder, aftaler og regler i øvrigt overholdes, samt hvor effektivt ledelsessystemet efterlever virksomhedens politik, målsætninger og mål.
2.0 Gyldighedsområde
Proceduren omfatter alle aktiviteter i ledelsessystemet hos trykteam svendborg a/s
3.0 Ansvar
Direktøren har ansvaret for, at proceduren følges og for, at der afsættes ressourcer og tid til gennemførelse af auditeringer, til medarbejderdeltagelse og eventuelle eksterne auditorer.
4.0 Fremgangsmåde
4.1 Generelt
Den interne audit foretages på alle elementer i ledelsessystemet 1 gang årligt. Derudover kan det besluttes at iværksætte ekstraordinære interne auditeringer, hvis det skønnes nødvendigt.
Den interne audit omfatter gennemgang af alle dokumenter og tilknyttede registreringer i ledelsessystemet samt vurdering af, om gældende lovgivning og regler er overholdt.
Den systemansvarlige er ansvarlig for at årlige interne audits gennemføres.
GRAKOM eller anden ekstern part udfører den interne audit.
4.2 Planlægning
Auditor benytter checkliste, der tjener som auditprogram og angiver aktivitet og / eller område, auditperioden, samt hvilke krav audit omfatter.
Resultater og konklusioner fra tidligere auditeringer samt væsentlige elementer af ledelsessystemet skal indgå i planlægning af revisionen.
4.3 Gennemførelse
Ved audit stilles spørgsmål til medarbejderne fra det pågældende område med udgangspunkt i checklisten.
Hvis der til det reviderede område er tilknyttet registreringer, gennemgås disse.
4.4 Rapport
Auditor beskriver resultatet af audit i en auditrapport med anbefalinger eller henstillinger til det auditerede område.
Auditrapporten skal beskrive, om virksomhedens politik og ledelsessystem er i overensstemmelse med de faktiske forhold på virksomheden, og om ledelsessystemet effektivt kontrollerer virksomhedens krav til kvalitets- og miljøstyring og ledelse, samt en vurdering af, om systemhåndbogens dokumenter fortsat er tilstrækkelige. Desuden beskrives det i rapporten, om relevante kundekrav fortsat er overholdt.
Afvigelser, det vil sige uoverensstemmelser mellem ledelsessystemet og de faktiske forhold, beskrives kort i auditrapporten sammen med eventuelle bemærkninger og forbedringsforslag.
4.5 Opfølgning
Hvis audit viser større systematiske mangler i ledelsessystemet, skal den systemansvarlige straks iværksætte løsning på afvigelsen. Dette skal ske ifølge dokumentet 13 "Afvigelser og reklamationer".
Alle medarbejdere informeres om resultatet af audit.
5.0 Mapper og bilag
Mappe: Audit