1.0 Formål
Proceduren fastlægger rammerne for den interne kommunikation med henblik på at sikre, at alle medarbejdere har den fornødne information og uddannelse om virksomhedens ledelsessystem samt at forslag om forbedring af ledelsessystemet behandles. Proceduren fastlægger desuden retningslinjerne for eksterne kommunikation med kunder myndigheder og andre interesseparter.
2.0 Gyldighedsområde
Proceduren er gældende for trykteam svendborg a/s
3.0 Ansvar
Direktøren er ansvarlig for, at alle medarbejdere informeres og uddannes, så de kan udføre deres arbejde i overensstemmelse med kravene fastlagt i ledelsessystemet.
De enkelte afdelingsledere har ansvar for, at medarbejderne uddannes og instrueres i virksomhedens ledelsessystem samt at uddannelsen registreres og evalueres.
Den enkelte afdelingsleder har ansvaret for registrering af eksterne henvendelser. Ved større afvigelser skal dette meddeles firmaet direktør hurtigst muligt. Ved mindre afvigelser skal disse behandles af ordrestyrer og afdelingsleder, og der oprettes en afvigelsesrapport som gennemgås ved kvalitetsmøderne.
4.0 Fremgangsmåde
4.1 Intern kommunikation
Medarbejdere skal løbende informeres om nye beslutninger vedrørende politik, status på mål, igangsættelse / ændringer i handlingsplaner, samt planer for det fremtidige kvalitets- og miljøarbejde.
Information formidles af afdelingslederen og på Intranettet.
Alle medarbejdere har pligt til at formidle spørgsmål og forslag til forbedring af ledelsessystemet til afdelingslederen eller via en afgivelsesrapport til kvalitets- og miljøansvarlige.
4.2 Uddannelse generelt
Når medarbejderne har modtaget uddannelse (bredt defineret som intern og / eller ekstern træning m.m.), registreres dette på bilaget 07.01 "Uddannelsesjournal”, som opbevares i Mappe “uddannelse”.
Uddannelsesindsatsen skal evalueres og det skal løbende vurderes om der er behov for yderligere uddannelse af medarbejderne.
4.3 Uddannelse af medarbejdere
Ved ansættelse af nye medarbejdere, eller når en medarbejder skifter til nyt arbejdsområde, sørger afdelingslederen for, at medarbejderen informeres om ledelsessystemet og den pågældendes ansvar og funktioner.
Nye medarbejdere informeres om følgende punkter i relation til virksomhedens ledelsessystem:
- Placering og indhold af systemhåndbogen.
- Betydningen af at kende til virksomhedens politik, mål og handlingsplaner
- De krav, der stilles til den pågældende i ledelsessystemet
- De mulige påvirkninger af kvalitet og miljø i forbindelse med processerne, som den pågældendes arbejde medfører samt de fordele, der kan opnås ved forbedret indsats.
- Opgaver og ansvar i forbindelse med ledelsessystemet
- Konsekvenser af afvigelser fra de vedtagne arbejdsgange
- Muligheden for at komme med forslag til forbedringer
4.4 Ekstern kommunikation
Kommunikation med kunder angående tilbud og ordre håndteres som beskrevet i Dokument 16 Fremstillingsprocesser. Den øvrige dialog med kunder håndteres som beskrevet i Dokument 12 Salg og kundetilfredshed. Reklamationer og klager håndteres som beskrevet i Dokument 13 Afvigelser og reklamationer.
Alle henvendelser fra eksterne interesseparter, besvares af direktøren, afdelingslederne eller ordrestyrer, på en for firmaet hensigtsmæssig måde, og der må aldrig formidles fortrolige oplysninger eller oplysninger der kan skade virksomheden eller dennes interessenters konkurrenceevne eller omdømme.
Kvalitets- og miljøpolitikken sendes til alle der anmoder herom.
Generelle henvendelser om ledelsessystemet besvares af kvalitets- og miljøansvarlig.
Henvendelser fra myndigheder eller fra andre interessenter der udfordrer ledelsessystemets omfang og effektivitet skal registreres og besvares af firmaet direktør.
Henvendelser og besvarelser registreres i bilag 07.02 ”Registrering af henvendelser”.
5.0 Mapper og bilag
Bilag 07.01 - Uddannelsesjournal”
Bilag 07.02 - Registrering af henvendelser”