1.0 Formål

Procedurens formål er, at alle dokumenter samt systemhåndbogen for ledelsessystemet er godkendte, kan identificeres og er ajourførte samt at alle relevante registreringer for ledelsessystemet bevares.

2.0 Gyldighedsområde

Proceduren gælder for trykteam svendborg a/s

3.0 Ansvar

Kvalitets- og miljøansvarlige er ansvarlig for at godkende dokumenter i systemhåndbogen, løbende rettelser i diverse dokumenter er ligeledes den kvalitet- og miljøansvarliges ansvar, at disse dokumenter bliver rettet og gamle makuleret, med undtagelse af dokument 01, 02, 03 og 16, som godkendes af Direktøren.

Den kvalitets- og miljøansvarlige skal sørge for, at systemhåndbogen er opdateret.

De enkelte afdelingsledere har ansvar for, at alle relevante medarbejdere informeres om ændringer i dokumenter.

4.0 Fremgangsmåde

4.1 Systemhåndbogen

Systemhåndbogen ligger elektronisk på Trykteam infoskærme. Den elektroniske version af systemhåndbogen er altid den gældende. Alle medarbejdere har læseadgang til alle dokumenter i systemhåndbogen. Den enkelte medarbejder er på denne måde forpligtig til at orientere sig om systemhåndbogens informationer om den pågældende arbejdsområde eller andre generelle regler

Der findes en fysisk systemhåndbog hos kvalitets- og miljøansvarlig

Identifikation af dokumenter

Procedurer er nummeret fortløbende Dok 01, 02, 03 osv.

Standartinstruktioner er nummeret fortløbende SI 10, 20, 30 osv.

Både procedure og standardinstruktioner identificeres også med versionsnummer efter punktummet i filnavnet. F.eks. er SI 20.1 standardinstruktion 20 version 1.

Bilag er nummeret "Bilag x.y.z", hvor x angiver, hvilket dokument bilaget refererer til, og y er bilagets løbenummer, og z er bilags versionsnummer.

Bilag 03.01 er således første bilag til Procedure 3.

Alle sider i hvert dokument er forsynet med et felt, der angiver:

• Dokumentets titel
• Dokumentets nummer
• Sidenummer af sider i alt
• Dokumentets udgivelsesdato
• Versionsnummer

Ejeren af dokumentet fremgår af dokumenternes sidehoved. Ansvaret for bilag er som udgangspunkt ejeren af proceduren.

Godkendelse af dokumenter

Ændring af et dokument skal godkendes af den ansvarlige for godkendelse inden det uploades til den elektronisk systemhåndbog.

Medmindre andet er angivet, så godkendes ændring af bilag af den person, der er ansvarlig for hoveddokumentet.

Ændring og udgivelse af dokumenter

Når et dokument er ændret og godkendt, opdaterer den kvalitets- og miljøansvarlige den elektroniske systemhåndbog. Ældre versioner gemmes i digitalt arkiv under version-nummer

Når et dokument er ændret, informerer afdelingslederne sine medarbejderne om de indholdsmæssige ændringer, hvis det er relevant for medarbejderne.

Opbevaring af dokumenter

Et eksemplar af tidligere udgaver af dokumenter opbevares elektronisk i arkivmappen i filstrukturen i den elektroniske systemhåndbog som minimum indtil næste eksterne audit til brug for det certificerende organ.

4.2 Øvrige dokumenter og registreringer

Øvrige dokumenter og registreringer arkiveres elektronisk eller i mapper som foreskrevet i de enkelte dokumenter i systemhåndbogen.

5.0 Mapper og bilag

Systemhåndbogen (elektronisk)